Le compte rendu est une synthèse de ce qui a été dit aux deux réunions suivantes :

Citation :

Réunion des Staffs Mafy du jeudi 05 Octobre 2006

Lieu : Cafétéria du cyclotron
Durée : 12h55-14h00
Etaient présents : C. Leblanc, S. Korvers, D. Lockman, D. Frenay, V. Minet, L. Themelin, C. Mathieu, S. Requier


Réunion avec Vincent Lemaître (dpt. Physique) du jeudi 05 Octobre 2006

Lieu : Salle de conférence 3e étage tour E Cyclotron
Durée : 15h50-17h10
Etaient présents : V. Lemaître, C. Leblanc, D. Lockman, S. Requier

*** EN TANT QU’ETUDIANT EN MATH/PHYSIQUE, IL EST DE VOTRE DEVOIR DE VOUS TENIR AU COURANT DE L’EVOLUTION DU MAFY ! PEUT-ÊTRE CELA STIMULERA-T-IL VOS IDEES ***




- Concernant le Rôle du Mafy

Le rôle premier du Mafy est d’avoir en place une structure (gérée par les étudiants) qui permet de faciliter les communications entre les étudiants d’une même année et de différentes années.
L’idée est que tout étudiant DOIT être en mesure de pouvoir contacter n’importe quel autre étudiant/groupe, et ceci en passant directement via le forum et/ou en passant par un délégué/e-manager qui eux ont des contacts réguliers avec les autres groupes.
Cette facilité doit ensuite permettre d’atteindre d’autres objectifs :
- Faciliter les rencontres ;
- Faciliter le partage d’informations officielles et officieuses ;
- Faciliter l’entre-aide entre étudiants ;
- Faciliter le partage d’idées d’activité et faciliter l’organisation de celles-ci.
Ces objectifs ayant eux-même comme but ultime de favoriser la création d’un esprit de groupe Mafy chez les étudiants, qui leur sera d’une grande aide tout au long de leur formation, et leur laissera d’agréables souvenirs de ces quelques années de leur vie.

Il a été insisté sur le point que rien ne se fera tout seul, et qu’il faut encourager des initiatives ! Si chaque étudiant y apporte une petite pierre à sa façon, le résultat pourra être super !
Ainsi, il faut absolument encourager ceux qui ne sont pas encore inscrits sur le forum à le faire, et il faut encourager un maximum monde à trouver des petites idées ou y contribuer. A priori il y aurait beaucoup de potentiel inexploité, et c’est à nous tous de se bouger.




- Concernant les Fonctions au sein du Mafy :

A partir de cette année, nous essayons donc une nouvelle formule pour les délégués :
Ceux-ci peuvent désormais céder la tâche de la surveillance du forum à un autre responsable : l’e-manager. Les rôles sont repris en détails ici : http://1000gp.ovh.net/~mafy/documents/roles2006-2007revuetcorrige4.doc

Il a tout d’abord été noté qu’il faudra faire particulièrement attention au lien unissant le délégué et l’e-manager ; la communication entre les deux devra être régulière et efficace afin que des annonces pertinentes du forum puissent être transmises sans délai dans l’auditoire par le délégué, et afin que toutes les annonces faites par les profs/assistants puissent être sauvegardées sur le forum par l’e-manager au plus vite.

Ensuite, on s’est mis d’accord sur le fait que chaque groupe s’organise comme il préfère, du moment que les objectifs d’informations et de communications soient atteints.
Ainsi par exemple, les rôles de délégué/e-manager ne doivent pas obligatoirement être distincts et peuvent être partagés, voir alternés. Le principal est d’avoir le nom d’un personne à contacter avec l’assurance que celle-ci donnera un suivi à une demande, en fonction que cela concerne l’auditoire ou le forum.

Ce lien entre délégué et e-manager sera de plus en plus important à l’avenir au fur et à mesure que le forum deviendra un outil de travail à part entière.

En Mafy11, les e-managers seront invités aux réunions de Comité à transmettre (anonymement) toutes les préoccupations des étudiants communiquées via le forum, afin que la faculté puisse y remédier le plus efficacement possible (problème avec un cours, un prof, un assistant, un horaire,…). Pour cela ils sont invités à pousser les étudiants à donner leur avis grâce à des sondages. Le délégué doit en faire de même dans l’auditoire (car certaines choses se disent plus facilement par écrit, et d’autres à voix basse). A partir du mafy12 l’e-manager n’a plus « d’obligation académique».

Il est important pour un e-manager de constamment se poser la question « que puis-je améliorer de façon pertinente sur le forum ? » à chaque connexion et de jeter un œil aux topics à mettre éventuellement à jour, ceci afin de garantir une activité optimale, afin d’avoir un forum aussi complet que possible, et surtout afin de se rappeler d’infos à transmettre.

L’e-manager sera également appelé à prévenir l’assistant d’une éventuelle question posée sur le forum afin de la résoudre durant un TP (voir plus loin)



- Concernant un Soutien de la MDS / Faculté

Le Mafy n’a aucun subside, et devrait systématiquement déposer des demande à l’AGL ou à nos départements pour rembourser partiellement certaines activités. L’année passée nous avons ainsi été soutenu par nos départements de Math et de Physique pour un total de 250.00€ destiné à couvrir une partie des frais du BBQ gratuit de début d’année. L’AGL quant à elle n’aide que dans des cas bien particuliers et les dossiers doivent être longuement étudiés, de préférence avant l’activité, ce qui ralentit énormément (voir bloque) certaines initiatives.
Nous devrions donc essayer de nous constituer un capital afin de pouvoir devenir autonome et être beaucoup plus souple et disponible dans l’attribution d’un soutien financier pour des activités Mafy (par exemple quelqu’un prête sa voiture pour faire une course pour le Mafy, il serait logique de rembourser l’essence, or ce n’est pas le genre de frais qui justifient une demande officielle ! Nous devrions être en mesure de subvenir nous-même à ce genre de frais !)

Des discussions sont en cours avec la Maison Des Sciences et la faculté des sciences afin de voir dans quelle mesure ils peuvent nous soutenir financièrement, mais à l’heure où j’écris ces lignes il n’y a aucune certitude.

Certains sont prêts à organiser des soirées Mafy à la petite Casa ou à la MDS afin de faire profiter le Mafy des bénéfices. C’est à discuter. Peut-être que la MDS accepterait de nous louer gratuitement leur salle puisque nous sommes des étudiants en sciences, ce qui représenterait une certaine économie (75€).
Nous pourrions également envisager un léger bénéfice sur la vente des polos de cette année, à interpréter comme une sorte de « contribution annuelle » (1 ou 2 € ?), afin de combler la tirelire du Mafy qui est toujours en négatif.
Sinon peut-être que vos parents accepteraient-ils de faire un don pour le Mafy ? :-)

Si la tirelire passe en positif, il faudra désigner un trésorier pour le Mafy.



- Concernant la présence de professeurs et assistants sur le forum

Nous enverrons prochainement un e-mail de masse via le secrétariat à l’ensemble des professeurs et assistants math/physique afin de les inviter à s’inscrire sur le forum de sorte à leur donner la liberté de venir voir ce qui est discuté dans les rubriques des cours, et d’avoir la possibilité d’y poster.

Nous avons discuté de l’idée d’inclure une surveillance régulière des questions posées sur le forum dans les charges des assistants, mais à ce stade c’est pratiquement impossible à mettre en place car les assistants ont déjà trop d’heures d’encadrement dans leur programme et ne peuvent théoriquement pas se permettre de venir sur le forum (leur doctorat avant-tout).
Il y a deux possibilités :
- Soit les assistants passent quand ils estiment qu’ils ont le temps de le faire mais uniquement pour nous faire plaisir durant leur temps libre (c’est ce qu’ils font pour l’instant !!) ;
- Soit il faudrait supprimer des heures de TP afin de les remplacer officiellement par des heures de présence sur le forum. Mais considérant qu’un forum prend beaucoup de temps (disons 1 heure par semaine), pour garder le nombre total d’heures d’encadrement il faudrait supprimer les TP pendant… toute une moitié de quadri ! Ce qui est inconcevable.
Un mal pour un bien : les questions sur le forum ne sont pas assez régulières pendant l’année pour justifier une telle présence des assistants.

En attendant, il serait plutôt demandé à l’e-manager de récolter les (trop rares) questions postées sur le forum et de les transmettre par mail à l’assistant afin que celui-ci puisse répondre durant le TP.

Quoiqu’il en soit, les autres étudiants sont toujours là pour donner un coup de pouce pour la compréhension, mais il faut que chacun soit bien conscient qu’il n’y a aucune garantie dans les réponses données ! C’est le même risque que si vous demandiez une explication à votre voisin pendant le cous !



- Concernant de nouvelles idées :

1 ) Nous avons discuté d’un nouvel aspect à développer via le forum : la publication systématique sur Internet du programme du prochain cours/TP par le prof/l’assistant (en publiant sur le forum, en envoyant un mail au staff ou en publiant sur i-campus), et ce avec quelques jours d’avance. Cela permettrait de savoir avec une meilleure précision quels chapitres seront vus prochainement et permettrait de s’y préparer plus facilement. Par la même occasion, un étudiant absent saurait ce qu’il rate.
Au pire, si le professeur ne se prête pas à cette nouvelle technologie de communications, le prochain programme peut être présenté à la fin du cours et l’e-manager se chargerait de le publier sur le forum.

2 ) Comme tout le monde a pu le remarquer, il y a une nouvelle rubrique sur le forum : « espace d’aide aux étudiants externes ». Cette rubrique est destinée à attirer sur notre forum des étudiants d’autres départements afin qu’ils puissent également profiter de notre forum pour y poser leurs questions de compréhension sur les maths et la physique. Cela nécessitera une charte afin de mettre certains points au clair comme par exemple le fait que toute question n’aura pas nécessairement de réponse, ou qu’il est hors de question de résoudre des calculs à leur place, ou encore d’expliquer de A à Z une démonstration. De même qu’en période de blocus ce service devrait probablement être suspendu afin de pouvoir se concentrer sur nos propres questions.
L’avantage de ce service serait tout d’abord une ouverture sur l’extérieur (ce qui serait un renouveau car jusqu’à présent le Mafy se souciait uniquement des étudiants en math/physique). Ensuite cela pourrait peut-être encourager les mafyeux à poster d’avantages de questions dans nos propres rubriques qui, elles, restent invisibles aux externes.
L’annonce pourrait être passée de bouche à oreille dans un premier temps, puis en utilisant les forums préexistants dans d’autres départements, et enfin en passant à des annonces officielles.

3 ) L’idée d’un Kot-A-Projet Mafy (KOTangente ? ^^) est de plus en plus suggéré par différents étudiants. Nous avons discuté du rôle que ce dernier pourrait avoir et nous avons trouvé une idée :
Le KAP ne serait pas le centre de gestion du Mafy regroupant les membres de staffs, mais serait plutôt à l’image du KAP ‘LE SEMEUR’ en agronomie : un kot qui regrouperait des étudiants motivés afin d’organiser des activités pour les Mafyeux : grands soupers (début d’année, Noël, fin d’année), conférences/projections, visites d’entreprises et de laboratoires, excursions à l’étranger, échanges Erasmus pour les étudiants en masters, et éventuellement quelques événements grand-public pour promouvoir les maths et la physique.
Les avantages pour ces étudiants : un kot UCL bon marché même après avoir déjà été 2 ans dans un kot UCL, un soutien financier de l’ORGANE, Internet gratuit, une motivation toute particulière pour les études Mafy, ouvertures sociale et professionnelle importantes, ainsi qu’une expérience extrêmement enrichissante et valorisante !


Ces deux réunions se sont achevées avec une vision très optimiste de l’avenir proche, et de grandes choses seront probablement réalisées avec vous !

Réunions à venir : Rencontre avec le Doyen de la faculté des Sciences & Rencontre avec le Président de la MDS

Deux remarques: -dans les kaps internet n'est pas gratuit :/
-les kaps rattachés à un type d'études(bref visant à encadre les étudiants suivants celles-ci) ont beaucoup de moyens financiers(l'organe donne un peu plus selon niveau des activités mais la faculté intervient aussi! normalement)==>le grand intérêt pour nous souvent déficitaires.

Bizarre pour internet, c'est l"écho que j'ai eu de plusieurs KAP. Vous avez demandé à InforLogement ? C'est chez eux qu'ils demandent.
C'était l'année passée donc ça a peut-être changé

Bien sûr et internet est à 21 euros par mois(en soi ce n'est pas une ruine), mais en aucun cas il n'est gratuit. Ceux qui te parlent de gratuité font sans doute passer cette facture mensuelle sur le comptre propre du kap et au final aucun des locataires ne paie, vu sous cet angle.